Ph.d.-administrationen på KU er den største i norden og blandt de største i Europa. Vi skal sikre de administrative rammer for flere end 3.600 ph.d.-studerende inden for samtlige af KU’s fagområder fordelt på seks ph.d.-skoler. Vi har faglig reference til området for Forskning & Informationssikkerhed, og er placeret i Campusadministration Nørre. Vi har til huse i Niels Bohr Bygningen på Jagtvej.

Ph.d.-administrationen har samlet kollegaer fra samtlige fakulteter og skal skabe og implementere en effektiv, sammenhængende og brugerfokuseret driftsenhed. Vi består af 1 områdechef, 2 sektionsledere og omkring 50 medarbejdere. Vi arbejder tæt sammen med ph.d.-skolelederne, ph.d.-udvalgene og forskeruddannelsesmiljøerne som sammen udgør ph.d.-skolerne. Vores primære interessenter er de ph.d.-studerende og deres vejledere.

Ph.d.-administrationen er matrixopbygget. Seks teams skal sikre, at vi kan levere en professionel og højt specialiseret sagsbehandling der understøtter vores interessenter. Vi arbejder Lean-baseret. Det betyder blandt andet, at vi på fælles tavlemøder følger sagsmængderne på tværs af teams, og at vi løbende forbedrer og effektiviserer vores arbejdsgange med udgangspunkt i opdatering og udvikling af velbeskrevne procesbeskrivelser. Opgaverne løser vi typisk i tæt samarbejde med kollegaer, hvor vi forstår værdien af at respektere og inddrage hinandens forskelligartede kompetencer.

Stillingens indhold

Du kommer til at indgå i et team, der løser en række forskellige opgaver omkring administration af ph.d.-studieforløbet og økonomien i disse. Vi sørger naturligvis for grundig oplæring.
Den væsentligste opgave i disse stillinger er sagsbehandling i overensstemmelse med regelgrundlaget om ph.d.-uddannelsen i ph.d.-bekendtgørelsen og KU’s egne retningslinjer og evt. fakultetsspecifikke regler. Sagsbehandlingen indebærer både skriftlig og telefonisk rådgivning og kontakt med ph.d.-studerende og deres vejledere på dansk og engelsk.
Du vil bidrage til den løbende forbedring af serviceydelser og administrative processer i ph.d.-skolen.

Faglige og personlige kvalifikationer

• Du har en kontoruddannelse, en bachelorgrad eller kandidatuddannelse.
• Du er enten nyuddannet eller har et par års erfaring med sagsbehandling, administration og økonomihåndtering i den offentlige sektor, meget gerne fra et universitet.
• Du er fagligt kompetent, struktureret og serviceorienteret, og kan genkende dig selv i ord som kvalitetsbevidst, effektiv, grundig, og reflekteret.
• Du har mod på primært at behandle rutinesager samt enkelte vanskelige sager.
• Du er præcis og korrekt i din skriftlige kommunikation og kan formidle regler og afgørelser på både dansk og engelsk.
• Du behersker Office-pakken, og har gerne et kendskab til administrative systemer såsom f.eks. PhD Planner og WorkZone, som vi bruger til henholdsvis sagsbehandling og journalisering.
• Du trives med at arbejde som en del af et hold, der løfter opgaver i fællesskab.
• Du har en god organisationsforståelse og evner at forstå den kontekst, du arbejder i, herunder at kommunikere med forskellige interessenter.

Vi tilbyder

• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job på en veldrevet institution, med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne – samt en bred kontaktflade både internt og eksternt.
• En arbejdsplads, hvor opgaverne løses teambaseret med vægt på gensidig respekt for hinandens kompetencer.
• Engagerede og dygtige kolleger, der lægger vægt på holdspil og faglighed i arbejdet, og som har en uhøjtidelig, åben og respektfuld omgangstone.
• En arbejdsplads, der lægger vægt på gensidig fleksibilitet i forhold til opgavevaretagelsen og arbejdstiden. Der er mulighed for at arbejde hjemmefra efter aftale.
• Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder.
• En centralt beliggende arbejdsplads med bl.a. motionsklub, kantine, P-plads, kaffe-,te- og frugtordning.

Løn- og ansættelsesforhold
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for HK/Stat, eller efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og akademikere i staten (AC-overenskomsten). Stillingene er på fuld tid og er varige.

Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål om stillingen, kan du henvende dig til kommende Sektionsleder Jeppe Bjørn Pedersen på mail jbp@adm.ku.dk eller tlf. 35328241.

Læs mere om KU’s ph.d.-skoler på phd.ku.dk

Ansøgning mv.
Vi ser frem til at modtage din ansøgning bilagt CV samt dokumentation for uddannelse via jobportalen, så vi har den i hænde senest den 9. juli 2025.